同窓会の案内状の書き方・項目・送る時期

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同窓会の案内状の書き方・項目・送る時期

同窓会を行う日程や会場、会費等が決まったらできるだけ早めに案内状を出しましょう。
でも、案内状を書いたことがないという人も多いでしょう。
案内状の書き方を紹介しましょう。

 

必要な項目

案内状には、同窓会の開催を通知し、招待し、出席か欠席かを尋ねるという3つの意味があります。
開催を通知するには主催者、日時、場所、会費といった項目が必要になります。
これらが欠けていては相手にこちらの意図が正しく伝わりません。
個別に質問したいことがある人もいますから、幹事の連絡先も書いておきましょう。

 

また、恩師には会費は通知しないのが一般的です。

 

それから招待するための文章が必要です。
この文章を考えるのが苦手な人も多いと思いますが、インターネット上に例文がたくさんありますからそれらを参考にするといいでしょう。
出席者の幅が広い同窓会の場合はけじめのある文面にしましょう。
クラスだけの同窓会など気心の知れた人ばかりの同窓会なら親しみやすい表現を用いて、仲間意識によって出席したいという気持ちを高めるような書き方をしましょう。

 

それから出席か欠席の返事をもらいます。
そのため、案内状には往復はがきを使うのが一般的です。
いつまでに返事が欲しいか、期限も書いておきましょう。

 

案内状を送る時期

案内状は詳細が決定したらなるべく早く出すようにしましょう。
人数が多い場合には遅くとも開催の1か月前には参加者から出欠の返事をもらえるようにしたいものです。
ですから、2か月ぐらい前には案内状を送るようにしましょう。
もちろん、その後も出席予定の人がキャンセルになったり、その反対だったりすることはあるでしょうから、それについてもきちんとケアをしてあげましょう。

 

最近の案内状事情

2003年に個人情報保護法が施行されてからは住所録などがあまり作られなくなりました。
その影響で、又聞きの情報などで案内状を送ると不快に思う人もいるようです。
そのため、2003年以降の集まりには案内状を送らないことも多くなっています。
メールやライン、各種SNSなどで案内をする方も多いですよ!