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同窓会幹事心得マニュアル

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同窓会幹事心得マニュアルでは、同窓会の幹事になった方に向けて、失敗しない挨拶方法や必要な段取り・スピーチなど、様々な心得をまとめています!

同窓会の幹事を任された方は要チェックです!

 

まずは確認すべし!同窓会の幹事さんの3つの心得

久しぶりに昔の仲間と会うことができる同窓会は楽しいものです。
しかし、幹事になってしまったら楽しいだけでは済みませんね。やることが盛りだくさんです!
そこで、幹事さんも同窓会を楽しむためにも、まずは同窓会幹事さんの心得を知っておきましょう。

 

事前準備が大切!

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せっかく同窓会をするのですからできるだけ大勢の人に参加してほしいですよね。

そうは言っても今ではみな仕事も違いますし、家庭環境やライフスタイルも違いますからなかなか全員そろうのは難しいです。
また、そもそも連絡が取れない人もいるはずです。
そんな中で同窓会を成功させるには、とにかく早めに日時を決めることです。
早めに日時を決めておけば、何とか都合をつけてくれる人もいるでしょうし出席率のアップにつながります。
同窓会は大勢の人が集まれば勝手に盛り上がるものですから、事前準備が全てと言ってもいいぐらいです。
早め早めの準備が吉です!最低でも3ヶ月前、出来れば半年前から構想をねりましょう。

 

当日はしっかり楽しもう

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同窓会当日は簡単な時間割だけ把握しておけば大丈夫。

最初と最後のあいさつだけはきちんと押さえておいて、幹事さんもできるだけ楽しみましょう。
気心の知れた者同士ですから特別なサプライズも無理に用意することはありません。
思い出の品や当時のアルバムなどがあれば盛り上がるでしょうがなくても構いません。
それよりも、出席できなかった人の近況などが分かればみんなに報告してあげましょう。
ただ、支払いもありますから幹事さんはあまり飲みすぎないようにして下さいね。

 

会費は明朗に

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同窓会で頭を悩ますポイントに『会費』があります。

事前にどのような方法で徴収するのかをしっかり決めておきましょう。
飲み放題で値段の決まったコースを頼んだとしても、勝手に追加注文をする人が出てくる場合もありますし、後で金額が確定してから徴収しようとしても酔っぱらって訳が分からなくなっている人もいます。
先に徴収をするのがベストですね。
会費は多く取り過ぎると不満が出ますし、足りないと幹事が負担しなくてはいけなくなります。
どちらにしても嫌な気分になりますから、自分だけでは不安なら他の人にも相談して会費の徴収方法を決めましょう。

同窓会の幹事さんの段取りを詳しく紹介!

同窓会の幹事をすることになったけれど、段取りをどうしたらいいのか分からない!という人のために同窓会を執り行うための段取りをご紹介しましょう。

 

開催の半年〜4か月前

スケジュール

同窓会は事前準備が非常に大切になってきます。

まずは開催日程を決めます。これは遅くとも開催の4か月前には決めておきましょう。
地元で行う場合は多くの人が帰省してくる夏休みや冬休みがいいでしょう。
担任の先生など、どうしても来てほしい人のスケジュールはもちろん、あらかじめ連絡の取れる人にはメールなどでもいいですから、同窓会を行うこととそのスケジュールを伝えておきましょう。
全員が揃うことはほとんど不可能だと思いますが、あまりにも出席率が悪い場合はスケジュールに問題があるのかもしれませんから、他の日程を考えましょう。

開催の3か月前

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開催の3か月前ぐらいには開催場所を決めておきましょう。

基本的には地元の学校があるところで開催することになると思います。
事前連絡の感触からある程度の参加人数を予測し、その規模に応じたお店を探しましょう。
同窓会を開くのであれば、できるだけ席の移動ができる方がいいですし、かなり賑やかになることも予想されます。
そういったことを考慮してお店選びをします。
また、同窓会はなかなか正確な出席人数を把握するのが難しいので、柔軟な対応を行ってくれそうなお店を選びましょう。

 

お店が決まったら会費を決定します。
お店が決まったらある程度の飲食代の計算はできると思います。
それと必要であれば会場費や名札、サプライズなどを行うならその費用、案内状の作成費と郵送料、記念写真の現像代や郵送料、恩師へのプレゼント、全員への記念品やゲームの景品など必要なものを忘れずに計算しましょう。
また、こういった場合は当日キャンセルが出るものですから、その分も計算に入れて少し高めに会費を設定しておきましょう。
人数にもよりますが計算した会費の1割増しぐらいにしておくといいでしょう。
会費が余ったら二次会に回すようにしましょう。

開催の2か月前

案内状

開催の2か月前には案内状の発送をするための住所録を作りましょう。

卒業アルバムや当時の連絡網などから同窓生のリストを作成します。
できるだけ多くの人に連絡が行き渡るように、何名かで協力して電話やメール、SNSなどを利用して呼びかけるのが効果的です。
こうして同窓生の現住所を把握し、リストを埋めていきます。
エクセルなどでデータ化すれば宛名印字もできますし、次回以降も役立ちます。

 

同窓会の1〜2か月前には案内状を発送します。
案内状は往復はがきを使用することが一般的になっています。
これによって参加人数の確定をしますから、返送期限を忘れずに記載しましょう。
また、日時・場所・会費といった必要事項の他、個別の相談にも対応できるよう幹事の氏名と連絡先も記載しておきましょう。
恩師に送る案内状には会費を記載せず、当時のお礼を書き添えて別の案内状を作成しましょう。

 

ただ、2003年に個人情報保護法が施行されて以来、アルバムに住所を載せたり連絡網を作ったりすることが少なくなりました。
ですから、それ以降の同窓会では案内状の発送は行わないのが普通のようです。

開催1か月前

先生

1か月前には当日のプログラムを考えます。

メリハリを付けるためには幹事と恩師からのあいさつは必要でしょう。
ただ、同窓会では懐かしい人と語り合いたい人が多いので、あまいゲームなどを企画しない方がいいでしょう。
ゲームをする場合は、ビンゴ大会など、シンプルで全員が知っているようなゲームにするのがベストです。
また、ゲームで景品をつけると、かなり盛り上がります!

 

他には、当時の写真をスライドにしたり映像を流したりするといいと思います。
これも独りよがりにならないよう何人かで考えた方がいいでしょう。

同窓会当日

当日は出欠確認のための参加者リスト、会費を集めるための金庫やお釣り、何かの演出を行うならその準備、恩師への贈り物、カメラなどの必要なものを忘れずに持って行きましょう。
当日は楽しむのが一番ですが、支払いや時間の管理などをする必要がありますから、酔っ払いすぎないようにしましょう。

同窓会の幹事になってしまった!挨拶やスピーチはどうしよう?

同窓会では挨拶も重要になってきます。
最低でも始まりの挨拶と乾杯の音頭、締めの挨拶が必要です。
この挨拶はどのような流れでどうするのがいいでしょうか。

 

幹事の挨拶

色々なパターンがありますが、一般的には始めに幹事が挨拶を行います。
「本日はお集まりいただきありがとうございます」といった内容のことを手短に言うようにしましょう。
この挨拶を成功させるためのポイントは、みんなで集まることができた喜びを伝えることです。
場の雰囲気によってはユーモアも交えて行いましょう。
ただし、あくまでも手短にです。

 

乾杯の音頭

幹事の挨拶が終わったら乾杯になります。
幹事がそのまま乾杯の音頭を取るなら、飲み物が行き渡ったかどうかを確認してから、はっきり大きく乾杯と言うようにしましょう。
また、乾杯の音頭を他の人が取る場合もあります。
例えばクラス委員長だった人などに乾杯の音頭を任せてもいいでしょうし、クラスのマドンナ的存在だった人にお願いしてもいいでしょう。
その時は「乾杯の音頭をクラス委員長だった○○さんにお願いしたいと思います。」など昔の肩書やエピソードを含めて紹介すると盛り上がるでしょう。
この挨拶は事前にお願いしておく方がスマートです。

 

恩師がいらしている場合

恩師がいらしている場合は、乾杯の前に挨拶をしてもらうのが一般的です。
乾杯をしてしまうと食事が始まってしまうので、それから先生の挨拶をいただいても聞いている人は少ないでしょう。
恩師には乾杯の前にあいさつをいただくか、乾杯の音頭自体を取ってもらってもいいでしょう。
恩師には失礼のないように気を付けましょう。

 

締めの挨拶

楽しい同窓会ですから、最後まできちんと締めましょう。
二次会に行くことが決まっているなら中締めの挨拶になります。
これは場の雰囲気にもよりますが、大人数の場合はあらかじめ挨拶をする人を決めておいてお願いする方がいいと思います。
先生が複数おられるときは乾杯の音頭を取らなかった人に締めてもらってもいいでしょう。

重要!同窓会の景品はどんなものがおすすめ?<年代別!>

同窓会でビンゴ大会などを行うこともあるかもしれません。
その際は景品選びに苦労しますよね。
同窓会では近い年代の人が多いので年代別にどのような景品が喜ばれるか紹介しましょう。
(参考:忘年会景品売れ筋人気ランキングまとめ!

 

20代の同窓会

テーマパーク

20代だとまだ学生気分が抜けきっていない人から結婚して子供までいてすっかり落ち着いてしまった人までいろいろな人がいると思います。

でも、本音はまだまだ遊びたい人が多いはず。
そんな20代が喜ぶ景品というとテーマパークのチケットでしょう。
独身の人はもちろん、結婚していても配偶者と一緒に遊びに行くのは嬉しいと思います。
また、経済的に余裕のない人も多いでしょうから商品券なども喜ばれます。

 

30代の同窓会

牛肉

30代になると結婚する人も多く、そうでない人も一人暮らしを始めるなど親元から離れる人が多くなってきます。

そんな30代には流行の家電などが喜ばれるでしょう。
また、普段自分では買わないようなちょっと豪華な食べ物なども喜ばれます。
持って帰るのが大変なことが多いので、後日発送できるような手続きをしておきましょう。
これならご家族の方も喜んでくれるでしょう。

 

40代の同窓会

美顔器

40代になると重要な仕事を任されることが増え、やりがいがある代わりに体がだんだん言うことを聞かなくなってくる年齢です。

若いころはもっと動けた、こんなはずじゃないのに、と思うことも多くなってきます。
そんな40代の人には健康グッズのようなものがいいでしょう。
気心の知れた仲間たちとの同窓会ですから、美顔器など多少シャレが効いているモノでもいいでしょう。

 

50代以降の同窓会

温泉

50代になるとそろそろ仕事の疲れも溜まり、同窓会でも愚痴や不健康自慢が多くなってくるもの。

また、同窓会の中でも社会的ステータスに大きな差がついていることでしょう。
中には早期退職を選ぶ人もいるかもしれません。
そんな体や心を癒すためにも温泉旅行などが喜ばれるでしょう。
同窓会でもらった温泉旅行だと思うと、癒される感じもひとしおでしょう。
昔を思い出しながらゆっくり温泉に浸かると体も心も元気になるでしょう。

 

景品パネルが便利!

景品といえば、ちょっと豪華にしたくても、家電だと重かったりグルメだと賞味期限があったり、難しいのが現状です。
そんな時におすすめなのが景品パネルサービス。
パネルで盛上げ、幹事さんは景品を買いに行く手間も、会場に持ち込む手間も省けるのでとても便利ですよ!

景品パネル

 

(参考サイト:結婚式2次会・忘年会・パーティーの景品賞品.com

他にもまだまだ、幹事さんに必須のマニュアルを紹介中!

ここまで段取りや挨拶・ビンゴやゲーム大会の景品について紹介していきましたが、他のページでは、会場の選び方、案内状の書き方、おすすめ余興など多数紹介していますので、ぜひぜひチェックしてみてください!